BOLETÍN OFICIAL 146

19 de marzo de 2021

Quito, Ecuador. – Desde septiembre de 2019, la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (Dinardap), trabaja en el proceso de depuración del archivo central de la institución y en la implementación tanto en expedientes físicos como digitales de la información que contiene dicha unidad.

Daysi Muñoz, directora administrativa de la Dinardap, dio a conocer que el 85% del archivo central se encuentra expurgado, foliado, escaneado y etiquetado, además de tener esta información cargada en un sistema documental. Todo esto, luego de un arduo trabajo efectuado por el personal de esta área.

Indicó que “a partir de la pandemia, se reforzó y continuó con el trabajo del procesamiento documental, no se suspendieron las actividades del archivo central y se organizó un grupo encaminado hacia el teletrabajo para que, dentro de sus espacios, puedan realizar el proceso archivístico como lo determina la normativa vigente, esto es: expurgo, foliado, escaneado y el etiquetado tanto en los expedientes documentales como en las cajas destinadas para efectos de ordenamiento de expedientes”. Esto, en la parte física documental.

En la parte digital, se estableció como instrumento de recopilación al sistema Al Fresco.

En este sistema “están parametrizados todos los responsables de archivo de cada unidad a escala nacional de la Dinardap, incluyendo los responsables del archivo central, con los habilitamientos respectivos para la carga de la información procesada. Lo correspondiente al archivo central ya está cargado en la plataforma y se avanza con cada unidad de la entidad”, precisó.

Destacó que también se efectuaron capacitaciones de manera continua para fortalecer los conocimientos de las personas que manejan los archivos tanto institucionales como los específicos de la unidad de archivo central, a cargo de la dirección administrativa.

Hasta la segunda semana del mes de mayo del 2021, se prevé que esté listo al 100% el proceso de implementación del archivo central.

Reporte de avances a la Presidencia de la República 

La directora administrativa dio a conocer que, a la Presidencia de la República, a través de la Dirección de Archivo de la Administración Pública, se envía información que respalde el trabajo realizado y los avances en temas de procesamiento documental del archivo central. Esta dependencia de la Presidencia de la República tiene la competencia de emitir directrices, realizar controles, seguimientos, para las entidades que forman parte del sector público en este ámbito, informó la funcionaria.

“Todo lo concerniente al manejo documental está bajo la observancia y cumplimiento obligatorio de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, que fue emitida por la Presidencia de la República el 10 de abril de 2019. y sobre ello, cada institución debía generar una resolución interna para la implementación de esta normativa”, puntualizó, tras agregar que, en cumplimiento a esto, la Dinardap emitió la Resolución Nro. 011-DN-DINARDAP-2019, de fecha 02 de agosto de ese año.

La información subida al sistema de la Función Ejecutiva se realizó en cumplimiento a la II Edición del Padrón y Censo de Archivos para las instituciones públicas efectuada por dicha Dirección de Archivo. “En el primer censo, la Dinardap ganó el segundo lugar a escala nacional”, acotó. /DCS