BOLETÍN OFICIAL 531 

12 de noviembre de 2020 

Quito, Ecuador- El Registro Mercantil de Machala posee libros registrales desde 1942, año en el cual aún pertenecía al Registro de la Propiedad y Actos Mercantiles. En aquella época, el primer trámite de este ente registral fue una prenda agrícola que se le realizó a favor del Banco Hipotecario del Ecuador.

“Antes se inscribían las prendas agrícolas, porque se trataba de dejar un bien, sea este la producción de una hacienda o de un terreno, a favor de una institución bancaria, donde se registraban los pagarés en aquel entonces”, manifestó Diana Zapata, registradora mercantil encargada de este cantón, tras precisar que, en la actualidad, ya no se efectúa este tipo de trámite.

La funcionaria señaló que el Registro Mercantil es, “en realidad, una institución que responde a la necesidad de permitir que la comunidad tenga conocimiento del verdadero estado de las distintas situaciones jurídicas de los comerciantes, sean estos individuales o colectivos. Esto es lo que acarrea justamente que Machala tenga varios contratos de prenda, uno de los principales que se generó en esos años, desde 1942 en adelante”.

Sin embargo, mediante una resolución de la Corte Suprema de justicia, del 14 de mayo de 1981, se crea el Registro Mercantil de Machala como tal, al igual que los registros mercantiles de otras ciudades más, puntualizó.

Luego de separarse definitivamente del Registro de la Propiedad, se efectuó el primer acto del Registro Mercantil de Machala propiamente dicho, el 24 de noviembre de 1981, que consistió en un aumento de capital y reforma de estatutos de la compañía exportadora Fabra Cia. Ltda, cuyo objeto social era el cultivo, producción, comercialización y exportación de camarón.

“Cómo conocemos, Machala es la capital mundial de banano, porque a través del Puerto Bolívar, se exporta esta preciada fruta a todo mundo.  Además, es tierra de producción de camarón”, precisó.

Libros registrales y conservación

Hasta agosto de 2020, el Registro Mercantil de Machala cuenta con 1 929 libros registrales en total y genera alrededor de 110 libros anuales.

La titular del ente registral informó que la conservación o preservación de los libros registrales, tanto antiguos como modernos, se los maneja, según el Artículo 19 del Manual de Procedimientos para el Manejo Documental, el cual habla sobre la reunión, conservación y responsabilidad de los documentos.

El fondo documental, indicó, debe ser reunido en locales apropiados, que no tengan acceso directo a la luz solar, con ventilación suficiente, resguardados del polvo, humedad y con la debida protección contra incendios e inundaciones.

Para la preservación de estos documentos, se deben utilizar estanterías metálicas y cajas de conservación para resguardarlos del polvo. “Nosotros tenemos archivados a nuestros libros para que no haya humedad dentro de ellos ni se deterioren las hojas y brindar información requerida a los usuarios cuando sea necesario”, enfatizó.

Dijo además, que “los libros antiguos, como no son algo que se utiliza a diario por los usuarios, se tiene un cuidado diferente, porque las hojas son más frágiles y también la persona que está encargada del archivo usa los respectivos guantes para la manipulación de los mismos”.

Los libros del Registro Mercantil de Machala están digitalizados a partir del año 2013.

Registros mercantiles: Transición del sector privado al público

La Registradora Mercantil precisó que, entre los beneficios que existen en los registros mercantiles, por ser actualmente públicos, está el hecho de que se desarrolló la modernización del proceso de sistemas funcionales.

Se mejoró “de esta manera, el tiempo de entrega de los trámites y brindó un servicio oportuno y ágil a la ciudadanía, ya que esto nos establece un tiempo límite para entregar los documentos en 48 horas, sean inscripciones o certificados”, acotó.

También, dijo, se estandarizó las tablas de aranceles. “Todos los registros tienen un costo que ya la ciudadanía conoce. Se mejoraron las instalaciones del Registro Mercantil de Machala para comodidad de los usuarios”.

A través de este cambio de privado a público, se generó un mayor control administrativo y se vigila de manera ordenada y digitalizada todos los archivos de los libros registrales, para así brindar seguridad registral y jurídica a la ciudadanía, concluyó la funcionaria. /DCS